Делимся наблюдениями из практики внедрения отчетности в реальных компаниях. Без теории ради теории — только то, что работает на деле
Три года назад работал с компанией, у которой был бухгалтер-виртуоз по таблицам. Формулы на три экрана, связанные листы, макросы. Но когда она ушла в декрет, никто не смог разобраться в этой системе. Пришлось начинать с нуля, а владелец неделю собирал данные для налоговой вручную.
Читать дальше
Вот что я заметил за годы работы — компании часто ждут, что система всё сделает сама. Поставили софт, и теперь отчеты летят в налоговую без участия человека. На практике автоматизация просто убирает рутину. Но проверять данные, понимать цифры и принимать решения всё равно придется людям.
Читать дальше
Продавцы систем любят говорить про две недели на запуск. Но вот реальность — большая часть времени уходит не на техническую настройку, а на то, чтобы разобраться в учетной политике компании. Иногда даже сам владелец не может внятно объяснить, как у них считаются расходы по филиалам.
Читать дальше
Налоговая опять поменяла форматы в январе. И знаете, что интересно? Клиенты с автоматизированной системой обновили шаблоны за день. Те, кто вел всё в таблицах, потратили неделю на переделку файлов. Вот вам практическая польза — не в экономии времени каждый день, а в гибкости когда что-то меняется.
Читать дальше
Меня зовут Гульжан Садыкова, и последние восемь лет я помогаю компаниям наладить финансовую отчетность так, чтобы она не отнимала половину рабочего времени.
Работала и с микробизнесом на три человека, и со средними производственными компаниями. Видела всё — от гениальных таблиц, которые никто не может поддерживать, до дорогих систем, которыми никто не пользуется.
В блоге делюсь тем, что реально работает. Без продажи чудес и обещаний автоматизировать всё за неделю.
Прежде чем ставить любую систему, стоит посмотреть, как сейчас движется информация. Кто вводит данные, кто проверяет, кто использует. Иногда оказывается, что половину отчетов никто не читает уже два года. Зачем их автоматизировать?
Самое сложное — не настроить программу, а сделать так, чтобы люди ею пользовались. Видела случаи, когда бухгалтер продолжал вести Excel параллельно с новой системой, потому что не доверял цифрам. Обучение и поддержка на старте важнее технических наворотов.
Если в компании одну и ту же информацию приходится вбивать в три разных места — значит что-то не так с архитектурой. Хорошая система забирает данные из первоисточника и раскидывает их по нужным отчетам сама.
Есть задачи, которые выполняются раз в квартал и занимают час. Настройка автоматизации для них может обойтись дороже и сложнее, чем просто делать вручную. Автоматизация имеет смысл там, где действия повторяются часто и отнимают много времени.
То, что работало на пяти сотрудниках, может не сработать на пятидесяти. Важно выбирать решения, которые можно масштабировать без полной переделки. Модульная архитектура дает возможность добавлять функции постепенно, по мере необходимости.
Рынок меняется быстро. Вот несколько направлений, за которыми я слежу и которые уже влияют на работу казахстанских компаний
Всё меньше компаний хотят держать сервера у себя. Облачные системы проще в обслуживании, к ним можно подключиться откуда угодно. Для бизнеса с несколькими офисами это особенно удобно.
Банки начали открывать API для автоматической выгрузки операций. Это значит, что можно подтягивать движения по счету прямо в учетную систему без ручного экспорта файлов. Экономит кучу времени на сверке.
Владельцы бизнеса хотят видеть цифры не только сидя за компьютером. Системы с нормальным мобильным интерфейсом становятся стандартом. Проверить остатки или согласовать платеж можно прямо с телефона.
Появляются инструменты, которые сами сопоставляют счета, накладные и платежи. Раньше бухгалтер тратил часы на поиск расхождений. Сейчас система показывает несовпадения сразу и подсвечивает, где нужно разобраться.
Системы начинают не просто показывать текущее состояние, но и предсказывать будущее. На основе истории платежей можно спрогнозировать, когда возникнет дефицит средств, и подготовиться заранее.
Всё больше компаний переходят на обмен документами в электронном виде. Это не только про счета-фактуры для налоговой, но и про договоры, акты, счета. Меньше бумаги, быстрее согласование.
Руководителям не нужны все детали учета. Им важны ключевые показатели — выручка, прибыль, дебиторка. Современные системы позволяют собрать на одном экране только те цифры, которые важны конкретному человеку.
С ростом удаленной работы компании стали внимательнее относиться к безопасности данных. Кто, когда и к каким отчетам имеет доступ — это теперь не формальность, а реальная необходимость.